Till Barncancerfondens givarservice kommer det ofta upp till 70 mail per dag. Med hjälp av Kundo Mail har man tagit bort krångliga rutiner och minskat risken för obesvarade ärenden. Vi ringde upp Nathalie Lindblad på Barncancerfonden och frågade om arbetet före och efter införandet av Kundo Mail.
På givarservice arbetar sex personer med att svara på frågor, främst via telefon och mail. De vanligaste frågorna är kopplade till gåvor men kan även beröra vitt skilda områden som skolprojekt, företagssamarbeten och forskning, för att nämna några.
Tidigare svarade man på givarfrågor via Microsoft Outlook men det var svårt att fördela arbetet och att säkerställa att alla frågor verkligen besvarades.
— Det krävdes mycket extra arbete och spring i lokalen för att hålla koll på vad kollegorna svarat på. Outlook fungerar bra för den vanliga e-posten, men när man är flera som ska arbeta i samma inkorg fungerar det inte lika bra, berättar Nathalie.
— Vi hade olika rutiner för att fördela arbetet i inkorgen, men eftersom svaren kom från kollegornas egen e-post blev det svårt att följa en konversation eller veta om frågan blivit besvarad. Och om någon blev sjuk eller var bortrest hände det lätt att ett ärende blev liggande utan svar, fortsätter hon.
”Vi ser direkt vem som arbetar med en fråga har mycket bättre kontroll än tidigare”
Med Kundo Mail har Barncancerfonden fått ett verktyg utvecklat just för att flera personer samtidigt ska kunna arbeta i samma inkorg och hantera stora mängder ärenden.
— Nu ser vi direkt vem som arbetar med vilken fråga och vi behöver inte göra någon uppdelning av arbetet i förväg. Vi behöver inte ens befinna oss på samma plats och ändå har vi bättre kontroll än tidigare!
Nathalie lyfter fram tre funktioner som hon tycker är extra smidiga i Kundo Mail:
- Interna anteckningar: Enkelt att lägga till information som man inte vill ha med i mailet men som ändå behöver vara tillgänglig för kollegorna.
- Tilldelning: Vi kan enkelt lämna över ett ärende till en kollega i organisationen utan att vi tappar kontrollen över att frågan blir besvarad.
- Standardsvar: Vi kan blixtsnabbt infoga ett välskrivet standardsvar och sedan ändra några ord eller meningar för att få ett personligt och anpassat svar. Man blir klar på stört!
Läs mer om Kundo Mail och ladda ned produktbladet.
Anmäl dig till nästa webbinarium och få en demo av Kundo Mail.